Leerlingdossier

Van elke leerling wordt een leerlingdossier bijgehouden. 
Dit dossier bestaat uit twee onderdelen: de leerlingadministratie en het leerlingdossier en bevat informatie over de onderwijskundige en algemene begeleiding van een leerling. 
 
De leerlingadministratie bevat persoonsgegevens, die vallen onder de wet Bescherming Persoonsregistratie (WBP) en onder het Besluit gevoelige gegevens. Dit besluit geeft een aantal regels voor het opnemen van informatie over iemands geloof of levensovertuiging, ras en politieke gezindheid. In de leerlingadministratie komt een aantal van deze gegevens voor. Dit is slechts toegestaan voor zover dit noodzakelijk is. Gegevens uit de leerlingadministratie mogen slechts met toestemming van de ouder(s) verstrekt worden aan derden. De bewaartermijn van deze gegevens is vastgelegd in het bekostigingsbesluit WPO en is vastgesteld op vijf jaar.
 
Het leerlingdossier bevat rapporten, uitslagen van toetsresultaten, gegevens uit het leerlingvolgsysteem, verslagen van gesprekken met ouders, afspraken die er over de leerling zijn gemaakt, enz. De verwerking dient alleen voor de organisatie of het geven van onderwijs en de begeleiding van de leerling. Het onderwijs valt onder het Vrijstellingsbesluit, wat onderdeel uitmaakt van de Wet Bescherming Persoonsregistratie. Hiermee is geregeld dat er meer dan de persoonsgegevens mogen worden bewaard. Deze gegevens dienen wel op een deugdelijke wijze bewaard te worden, zodat de kans op ‘rondslingeren’ uit te sluiten is. Gegevens uit deze administratie mogen slechts na toestemming van de ouders aan derden verstrekt worden.
 
De bewaartermijn van de gegevens uit het leerlingdossier is vastgesteld op twee jaar, met uitzondering van de situatie waarin de leerling is doorverwezen via de PCL 
naar een school voor Speciaal Onderwijs. Dan is de bewaartermijn drie jaar conform de bepaling Wet Primair Onderwijs. Gegevens uit de leerlingenadministratie dienen 5 jaar bewaard te blijven.
 
Ouders hebben recht tot inzage in al deze gegevens. Er moet binnen de termijn van vier weken voldaan worden aan dit verzoek. Ook bestaat er kopierecht, dat wil zeggen dat er tegen een vergoeding (van maximaal 4,50 euro) door de ouders kopieën van de gegevens gemaakt mogen worden. Er bestaat daarnaast nog het recht tot corrigeren van de gegevens en verwijdering van de gegevens. Dit houdt in dat ouders het recht hebben op verbeteren, aanvullen, verwijderen, afschermen of op een andere manier ervoor te zorgen dat onjuiste gegevens niet langer gebruikt worden. Er is alleen een verplichting om dit ook daadwerkelijk te doen als er sprake is van feitelijk onjuiste, onvolledig of niet ter zake doende gegevens of gegevens die in strijd zijn met een voorschrift van de Wet Bescherming Persoonsregistratie.